【优才好读】5种电邮常见错误 “回复所有人”最致命

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职场上难免会使用到电邮,但你可能会被一些邮件惹怒,比如明明和自己毫无关系,可是却被“CC”。

其实,即便是很小的错误,也可能导致沟通混乱或产生误会,严重的话甚至可能会公开别人的个人资料。

以下是一些在职场中操作电邮时经常出现的错误,看看你是否觉得有既视感:

1. 延迟回复

工作再忙也要有检查邮箱的习惯,否则容易错过一些需要紧急回复、重要或时间敏感的电邮。这样会让你看起来不靠谱或无礼。如果错过时机,甚至可能引发误会,破坏你和工作伙伴的关系。建议在24小时内回复电邮,若可能越快回复越好。如果你需要更多时间来研究、收集资料或做决定,不妨先发送一封简短的电邮,告知对方你已接获信件,也让发件人知道你何时回复他们。

2. 发送过多后续信息

有些人没有在段时间内接到回复,会很激进地发送后续电邮,其实这也算是一种常见错误,这会显得你不耐烦、咄咄逼人。这种行为甚至会让收件人感到烦恼或不知所措,也会降低你获得积极回复的机会。为避免出现此错误,建议等待至少48小时后再发送后续电邮,除非事情紧急。如果你决定发送后续电邮,谨记要注意礼貌。不要认为收件人刻意忽略或忘了你,他们可能在忙、正在度假或处理其他问题。

当涉及一些敏感课题时,一不小心按下“回复所有人”会让不相关的人收到电邮,这样会显得你很不细心、不专业或不谨慎。(图:Canva)

3. 回复全部人

另一个常见的电邮错误是回复所有人。当电邮涉及一大群人或敏感课题时,一不小心按下“回复所有人”会让不相关的人收到电邮,这会显得你很不细心、不专业或不谨慎。它还可能会造成其他收件人的邮箱混乱。为了避免这样的错误,谨记除非有关电邮对每个人都有用或必要时,才使用“回复所有人”选项。 否则,只需回复发件人或只需查看信息的特定人员。如果你不确定,请向发件人求证。

4. 写得太多或太少

写太多、写太少都有错!尤其当信息复杂或模棱两可时,写得太多会让你的信息冗长、焦点模糊或不清楚。它还会让收件人感到厌烦或困惑,因为他们难以阅读或理解你的信息;相反的,写得太少会显得含糊、不完整,它还可能会让接收者有疑问。尝试以清晰、简洁且礼貌的方式撰写电邮。使用清晰简洁的语言,避免不必要的细节或术语,并提供足够的信息来说明电邮的目的和上下文。

工作再忙也要有检查邮箱的习惯,否则容易错过一些需要紧急回复、重要或时间敏感的电邮。(图:Canva)

5. 忘记基础知识

另一个常见的错误是忽略了电邮礼仪的基本知识,例如使用正确的问候语和结语、检查拼写和语法、及添加签名。这些看似很小的细节,会影响电邮的可信度、声誉及与收件人的关系。 务必在发送前检查电邮,并确保其遵循电邮礼仪的基本规则。使用友好且适当的问候语和结语,校对电邮是否有错误。

总之,如果使用得当,电邮可以成为一种快速、高效且有效的沟通方式。但必须仔细思考如何正确使用,及是否有更适合取代电邮的沟通方式。

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