【优才好读】小心个人与公司吃官司 别让电邮成泄密通道

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一旦违反保密政策,可能对你个人和组织带来严重的后果。根据违规的严重程度和频率,你可能会面临纪律处分,例如接获警告、被传召、暂时停职或被搁职。

在信息传输更便捷的年代,泄露风险也进一步增加,人们也面临着数据保密保护问题,也是当今商业环境中一项至关重要的议题。因为,这不仅仅关乎遵循公司政策,更涉及到维护组织声誉、客户信任以及避免潜在的法律风险。

探讨如何定义、处理和保护电子邮件中的机密信息,是保障企业信息安全的关键一环。在日常工作中,难免需要通过电子邮件传输机密信息,这时更需要特别注意了。

如何定义电邮机密信息?

机密信息指的是不应向未经授权方公开的任何信息,比如客户、竞争对手或公众。它可能包括个人数据、商业机密、财政报告、合同或法律事务。

一般上,含有机密信息的电邮会标上“confidential”(机密)、“private”(私人)、“restricted”(限制)或“for internal use only”(仅供内部使用)。但是,即便有关文件没有任何标示,你也应该自行判断有关内容是否敏感。

为何电邮的机密性如此重要?

首先,这是为了保护你服务的组织和利益相关者的声誉和信任。如果任何机密资讯泄漏或被盗窃,可能损害你的信誉、客户忠诚度及竞争优势。

确保遵守保密政策并采取正确的措施处理机密信息,对于每位工作人员都至关重要。(图:Canva)

第二,是为了避免法律及监管风险,如果机密资料被泄漏或被滥用,可能导致个人或单位吃官司,甚至必须缴付罚款。

第三,是为了保障信息的安全性和完整性。如果机密文件被修改或损坏,可能会影响信息的准确度、质量和可靠性。

违反电邮保密政策会有何后果?

一旦违反保密政策,可能对你个人和组织带来严重的后果。根据违规的严重程度和频率,你可能会面临纪律处分,例如接获警告、被传召、暂时停职或被搁职。

你可能无法进入特定系统或信息,也可能需要承担因为资料遭泄露所发生的损失或损害。

更严重的是,这可能会损害你的专业名声和就业前景,以及同事与上司对你的信任和尊重。

在探索如何处理机密信息的同时,也必须认清违反电子邮件保密政策可能引发的后果。(图:Canva)

如何处理电邮中的机密信息?

如果你打算通过电邮发送机密文件,谨记必须在主题行使用清晰和准备的标题,来表明保密级别和目标收件人。

尽量限制收件人的数目,使用密送(BCC)而非抄送(CC)来隐藏收件人的邮址。再来,使用加密、数码签名或其他工具来保护电邮的内容和附件。

记得要在电邮的尾端,附上一个保密免责声明(confidentiality disclaimer),阐明目的、所有权和信息的限制。

最后,在阅读或回复之后,记得要删除或归档有关电邮,未经许可请勿转发或列印。尽可能不要通过电邮发送私密资料,使用更安全的方法,如加密平台或受密码保护的文件。

如何避免常见的电邮保密错误?

即便你遵循最好的指南处理电邮中的保密信息,难免还是会犯下一些错误,可能危及数据的安全和隐私。为了避免这类错误,在发送电邮前请仔细检查收件人和附件,确保不要使用公共或不安全的网络或设备,不要打开或回复来自未知或可疑来源的电邮,永远不要分享电邮的密码或帐户。

为了提高安全性,建议创建并定期更改强大且独特的密码,同时采用双重身份验证或其他安全验证方法。

只要遵循这些规则,你便可以确保机密信息得以妥善处理,也避免违反电邮保密政策而引发任何负面后果。

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