【优才好读】“Dear Sir”很过时 电邮称呼要搞懂
尽量避免使用“Dear Sir or Madam”这种称谓，因为它给人一种过时、过于正式和拘谨的感觉。这个称谓让人感觉缺乏诚意，因为连查一下收件人的姓名或所属部门都显得懒散。
在学习写英文信件时，老师通常建议使用“Dear”作为称呼。若要写给亲朋好友很自然，因为中文也会使用“亲爱的朋友”等称呼。
然而，当我们在职场写商务英文邮件时，不少人可能会困惑，是否应该使用“Dear”这个称呼。因为“Dear”译为“亲爱的”，而在工作场合，与同事、老板及客户之间是专业关系，使用“亲爱的”是否不妥？
事实上，“Dear”并不完全等同于中文里的“亲爱的”。在书信中使用“Dear”作为称呼的习俗已有悠久历史，可以追溯到公元15世纪中期。从公元17世纪开始，这成为一种广泛接受的正式礼貌用语。因此，在邮件中使用“Dear”称呼收件人，不论对方是男是女，通常不会引发任何误解。
其实，在电邮称呼还有一些需要注意的地方：
1. 了解你的收件人
在选择邮件称呼时，了解收件人和你们之间的关系是第一步。他们是同事、客户、合作伙伴还是朋友？你与他们的关系是正式还是非正式、熟悉还是陌生？在不同的环境和文化中，可能需要调整邮件的正式程度和礼貌程度。
你可以对更正式或疏远的收件人使用“亲爱的”（Dear）或“你好”（Hello），对更随意或亲密的收件人使用“嗨”（Hi）或“问候”（Greetings）。
尽量避免使用“Dear Sir or Madam”这种称谓，因为它给人一种过时、过于正式和拘谨的感觉。这个称谓让人感觉缺乏诚意，因为连查一下收件人的姓名或所属部门都显得懒散。
另外，在“Dear”后面跟上名字或职位，是比较安全的选择，适用于个人或部门的收件人，例如，“Dear Sophia”、“Dear Hiring Manager”。
2. 使用集体称呼
当给多人发送邮件时，使用描述他们或其角色的称呼可能更合适。例如，“亲爱的团队”（Dear Team）、“市场部好”（Hello Marketing Department）。这显示你承认他们作为一个集体的身份，并尊重他们的职能。
要避免使用通用或模糊的术语，如“All”、“Everyone”或“To whom it may concern”，因为这些称呼听起来不够亲切、冷漠。
特别是，“To whom it may concern”直译意思是“涉及的人请注意”，这个称谓不礼貌也缺乏诚意，用作一般情况的查询可能还可以，但在求职邮件中要避免使用。
另外，请确保集体称呼准确且相关，不会排除或冒犯任何人。
3. 列出个人姓名
另一种向多个电邮收件人打招呼的方式是列出他们的个人姓名，这样显示你认可并感激每个人及其贡献。
但是，使用此方法需要遵循一些准则。首先，将名称的数量限制在3到4个之间，否则可能会显得冗长。其次，根据情况和礼仪对名字进行排序，按收件人的重要性、资历或字母顺序排序。最后，在电邮正文之前使用逗号或分号分隔姓名，并以冒号或逗号结尾。
例如，“Dear John, Mary, and Sam:” 或 “Hi Alice, Bob, Carol, and Dave”。
4. 结合集体和个人称呼
在某些情况下，你可能需要结合集体和个人称呼，向电邮的收件人打招呼。当你想要向特定的人或较大群体中的某些人讲话时，或当你想强调特定的观点或请求时，这会很有用。
例如，“亲爱的项目经理，尤其是Tom和Lisa：”（Dear Project Managers, especially Tom and Lisa:），这样你便可以同时称呼所有收件人和特定个人，显示出你的细心和礼貌。
5. 避免抄送（CC）和密件抄送（BCC）
要向多位收件人发送邮件但又不显得冷漠，需要谨慎使用“抄送”和“密件抄送”，除非真的有必要。
这种发送方式让你把邮件发给不是主要收件人，但可能需要通知或参与的其他人。然而，这种方式可能造成收件人混淆，不清楚谁在阅读邮件、为什么他们被包含或排除，以及他们的角色或期望是什么。
因此，谨慎使用这些发送方式，并解释为何在电邮中使用它们。例如，“CC: Jane, in charge of the budget” 或 “我密送你是为了保护你的隐私”（I am BCCing you to protect your privacy）。
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