【优才好读】“Dear Sir”很过时 电邮称呼要搞懂

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尽量避免使用“Dear Sir or Madam”这种称谓,因为它给人一种过时、过于正式和拘谨的感觉。这个称谓让人感觉缺乏诚意,因为连查一下收件人的姓名或所属部门都显得懒散。

在学习写英文信件时,老师通常建议使用“Dear”作为称呼。若要写给亲朋好友很自然,因为中文也会使用“亲爱的朋友”等称呼。

然而,当我们在职场写商务英文邮件时,不少人可能会困惑,是否应该使用“Dear”这个称呼。因为“Dear”译为“亲爱的”,而在工作场合,与同事、老板及客户之间是专业关系,使用“亲爱的”是否不妥?

事实上,“Dear”并不完全等同于中文里的“亲爱的”。在书信中使用“Dear”作为称呼的习俗已有悠久历史,可以追溯到公元15世纪中期。从公元17世纪开始,这成为一种广泛接受的正式礼貌用语。因此,在邮件中使用“Dear”称呼收件人,不论对方是男是女,通常不会引发任何误解。

其实,在电邮称呼还有一些需要注意的地方:

1. 了解你的收件人

在选择邮件称呼时,了解收件人和你们之间的关系是第一步。他们是同事、客户、合作伙伴还是朋友?你与他们的关系是正式还是非正式、熟悉还是陌生?在不同的环境和文化中,可能需要调整邮件的正式程度和礼貌程度。

你可以对更正式或疏远的收件人使用“亲爱的”(Dear)或“你好”(Hello),对更随意或亲密的收件人使用“嗨”(Hi)或“问候”(Greetings)。

尽量避免使用“Dear Sir or Madam”这种称谓,因为它给人一种过时、过于正式和拘谨的感觉。这个称谓让人感觉缺乏诚意,因为连查一下收件人的姓名或所属部门都显得懒散。

另外,在“Dear”后面跟上名字或职位,是比较安全的选择,适用于个人或部门的收件人,例如,“Dear Sophia”、“Dear Hiring Manager”。

列出个人姓名时,需根据情况和礼仪进行排序,按收件人的重要性、资历或字母顺序排序。(图:Canva)

2. 使用集体称呼

当给多人发送邮件时,使用描述他们或其角色的称呼可能更合适。例如,“亲爱的团队”(Dear Team)、“市场部好”(Hello Marketing Department)。这显示你承认他们作为一个集体的身份,并尊重他们的职能。

要避免使用通用或模糊的术语,如“All”、“Everyone”或“To whom it may concern”,因为这些称呼听起来不够亲切、冷漠。

特别是,“To whom it may concern”直译意思是“涉及的人请注意”,这个称谓不礼貌也缺乏诚意,用作一般情况的查询可能还可以,但在求职邮件中要避免使用。

另外,请确保集体称呼准确且相关,不会排除或冒犯任何人。

3. 列出个人姓名

另一种向多个电邮收件人打招呼的方式是列出他们的个人姓名,这样显示你认可并感激每个人及其贡献。

但是,使用此方法需要遵循一些准则。首先,将名称的数量限制在3到4个之间,否则可能会显得冗长。其次,根据情况和礼仪对名字进行排序,按收件人的重要性、资历或字母顺序排序。最后,在电邮正文之前使用逗号或分号分隔姓名,并以冒号或逗号结尾。

例如,“Dear John, Mary, and Sam:” 或 “Hi Alice, Bob, Carol, and Dave”。

撰写邮件时谨慎使用“抄送”和“密件抄送”,除非真的有必要。(图:Canva)

4. 结合集体和个人称呼

在某些情况下,你可能需要结合集体和个人称呼,向电邮的收件人打招呼。当你想要向特定的人或较大群体中的某些人讲话时,或当你想强调特定的观点或请求时,这会很有用。

例如,“亲爱的项目经理,尤其是Tom和Lisa:”(Dear Project Managers, especially Tom and Lisa:),这样你便可以同时称呼所有收件人和特定个人,显示出你的细心和礼貌。

5. 避免抄送(CC)和密件抄送(BCC)

要向多位收件人发送邮件但又不显得冷漠,需要谨慎使用“抄送”和“密件抄送”,除非真的有必要。

这种发送方式让你把邮件发给不是主要收件人,但可能需要通知或参与的其他人。然而,这种方式可能造成收件人混淆,不清楚谁在阅读邮件、为什么他们被包含或排除,以及他们的角色或期望是什么。

因此,谨慎使用这些发送方式,并解释为何在电邮中使用它们。例如,“CC: Jane, in charge of the budget” 或 “我密送你是为了保护你的隐私”(I am BCCing you to protect your privacy)。

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