【优才好读】招聘最后一关 —— Reference Check如何做?

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作为人才招募专员,当你觉得已经找到了适合填补职位的理想候选人,现在是时候进行资历查核(Reference Check)了。

资历查核通常被视为招聘程序的一小部分,因为它是在雇佣候选人之前的最后一步。但如果你认为这个过程只是形式,那么就大错特错了。很多时候,招聘经理不能只是依靠直觉。此外,候选人极有可能在过程中夸大了自己的资质或其他专业方面的问题,这对企业而言是“非常有害”的。

当然,除了避免最糟糕的情况发生,这个查核程序一般都会得知有关候选人的关键信息,因为这些外部的“观察者”可以更准确地评估候选人,在你组织的特定情况和挑战中是否能够表现。

此外,这些和候选人曾经共事的主管、同事甚至合作伙伴也能提供更多不同视角,有关候选人的优势和局限,以便在他被聘用后能够更好地为对方提供支援。以下是一些查核资历的步骤:

1. 寻求意见

首先,作为人才招募专员的你,必须向组织中所有面试过候选人的人征求反馈,你可以询问他们有任何顾虑,或是有什么需要跟进或深入了解。通过收集这些反馈,便能成为你向推荐人发问问题的基础。要知道,查核资历的目的在于“查核与了解履历以外的事实”。

你可以和候选人协调,找到合适的人提供信息,比如:如果你想评估候选人的领导能力,与前下属交谈;关于候选人战略取向的问题,与前上司交谈;如果你想衡量他的影响力,与同事交谈。

2. 设定基调

在通电话前,先假设这个询问过程将花费一个小时,当然实际上可能不会花那么长时间,但关键在于——不要急于结束。

在谈话开始时,你可以询问推荐人是如何认识候选人,以确保你正在与能够评估他的人交谈。不妨赞美候选人,因为如果招募专员对候选人表示怀疑或犹豫,推荐人很可能会保持沉默,避免“多说多错”。

这时,招聘人员要让推荐人知道“建设性对话”的重要性,让对方知道拥有可靠推荐的价值,强调当然没有完美的候选人,但尽可能了解申请人更多信息,以确认他或她在工作中是否有成功的机会,因此推荐人提供的信息对他们非常有益。

开始通话时,要以礼貌和专业的方式建立与推荐人的信任关系。表达感激之情,并强调他们的反馈对于招聘决策的重要性。(图:Canva)

3. 描述工作

接下来,招募人员需要具体说明要填补的角色及其挑战。可以说,公司正考虑让申请人填补某岗位,而这职位需要对方进行对应的工作,然后问推荐人是否在类似情况下见过申请者的表现。

如果推荐人没有类似的例子,那么建议你改变问题的方向,可以描述所申请的公司中会要求一些什么,并问申请人在这方面表现如何或是否有相关特质。切记,这个过程中不要打断推荐人,也不要试图插入你想听到的答案。

4. 提出开放性、具体的问题

在通话中,避免提出广泛的问题,如“你能告诉我关于申请人的情况吗?”。这些问题往往引出模糊的回答,反而会侧重于申请人的最好特质,而不是最与工作相关的特质。

相反,你的目标是提出一系列开放性的问题,建议参考面试过程中从候选人那里获取的信息。比如,你了解到申请人帮助实施了一个新的工资系统。询问推荐人究竟申请者在其中的角色是什么

随着谈话的进行,你可以透露出你的焦虑和担忧,比如提问,申请人在某方面的经验很匮乏,如果对方需要执行,表现会是如何。

5. 按照事实核查

谨记要注意推荐人所说的话,而不是他说话的方式。换句话说,不要对推荐人的语气或语调过多解读。此外,你也不清楚你所谈话的对象是否没有幽默感、总是说话平淡,或可能只是心情不好。你的判断应该主要基于事实,而不是凭靠情感做决定。

当然会碰到一些情况,比如,如果求职者没有通知推荐人你会打电话过去,到时推荐人可能说“我真的不适合谈论这名申请人”之类的话,这也不利于候选人。

尊重推荐人的隐私,不要问过于私人或不相关的问题。确保你的问题关注候选人的专业能力和工作表现。(图:Canva)

6. 了解情商

确保向推荐人询问有关申请者的软实力、社交和情商能力的问题,建议问一些问题,如:谈谈申请者的自我意识和自我调节方面的能力、他多有动力、他能表现出同理心吗,这答案并没有错与对,只是你可以了解到候选人是否与组织的文化相契合。

试着了解申请人曾经工作的企业文化类型以及他学习和适应新文化的能力。毕竟,有些企业是强调合作性的,有些则是更具有竞争性的、有些是以长期为导向,有些则以短期为导向。

7. 寻找其他途径

在一些情况下,与推荐人交谈会变得有难度,好比,如果你的企业不允许经理直接联系推荐人,或你在与人力资源接洽时有限制,只能得到有关候选人职称和任职日期的基本资料,那么这时就要考虑寻找其他途径来获取所需的信息。

建议你通过与人际网络中也认识候选人的人取得非正式的推荐。查看专业协会、个人网络、过去的雇员以及LinkedIn,看看是否有任何重叠。这种情况下,你并没有绕过人力资源,而是在补充人力资源。

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