【优才好读】回复电邮没压力！ 使用“罐头回应”的小撇步
使用电邮模板或罐头回应可以节省你的时间和精力，但必须针对每种情况，对内容进行自定义和个性化的修改也非常重要。
工作使用电邮离不开写写信、回一些信件，很多时候内容都是千篇一律，如果不想要找回旧电邮复制和粘贴，其实有罐头回应（Canned response）的功能，这样还可以节省时间，并保持一致性。
什么是罐头回应？
罐头回应是预先编写的内容，你只需简单操作、点击一些键盘即可将其插入到电邮中。这种罐头回应，对于回答常见问题、发送确认、请求信息或表达谢意非常有用。
你可以创建和客制化自己的电邮模板或罐头回应，或使用电邮服务或软件提供的模板。
为什么使用电邮模板或罐头回应？
这种做法可以节省时间、保持内容的一致性并减少压力。用户也无需多次输入相同的信息或尝试搜寻正确的单词，只需选择模板或罐头回应，并根据需要进一步修改即可。这可以确保你的电邮清晰且专业，同时也避免误解或错误。
此外，使用模板或罐头回复可以帮助你管理大量电邮，而不会感到精神疲劳或焦虑。
你还可以使用这些工具来设定你对收件人的期望，包括指示你何时有空、需要多长时间回复，或你期望收件人采取哪些行动。
如何创建电邮模板或罐头回应？
根据你所使用的电邮服务或软件，你可能有多种选择来创建和使用电邮模板或罐头回应。例如，Gmail有一项名为“模板（Templates）”（旧称为“罐头回应”）的功能，允许你在设置中创建并保存最多50个模板，然后从撰写窗口将它们插入到邮件中。你还可以使用键盘快捷键或其他插件来加快该过程。
其他著名的电邮服务或软件（如Outlook、Mailchimp或 HubSpot）也提供创建模板或罐头回应的。
所以，你可以先鉴定经常发送或接收的电邮类型，并编写清晰简洁的信息，以满足收件人的需求和期望。此外，你也要整理或标签这些模板或罐头回应，谨记要经常更新，确保罐头回应依然准确和有相关性。
如何使用电邮模板或罐头回应？
使用电邮模板或罐头回应可以节省你的时间和精力，但必须针对每种情况，对内容进行自定义和个性化的修改也非常重要。
谨记要根据每封电邮的上下文和收件人，调整模板或预设回复，例如更改问候语、称呼、主题行或结束语。在发送模板或罐头回应前检查并校对，尤其检查拼写、语法或标点符号错误。
确保附件、链接或图像能正常运作，通过追踪打开率、回复率、反馈或转化来监控和衡量电邮的结果。也可以询问收件人的反馈，并相应地测试和优化模板或罐头回应。
注意电邮礼仪
设定检查和回复电邮的时间表和期限很重要，当然你不必24/7都在线，并且可以在某些时间关闭通知或避免干扰。此外，你可以使用筛选器（filters）、文件夹、标签（labels）或标志（flags）对电邮进行优先排序。在撰写电邮时，最好遵循3C规则：清晰（clear）、简洁（concise）、礼貌（courteous）。
避免使用全部大写、多个感叹号或表情符号，除非它们适合上下文和关系。
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