【优才好读】回复电邮没压力! 使用“罐头回应”的小撇步

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使用电邮模板或罐头回应可以节省你的时间和精力,但必须针对每种情况,对内容进行自定义和个性化的修改也非常重要。

工作使用电邮离不开写写信、回一些信件,很多时候内容都是千篇一律,如果不想要找回旧电邮复制和粘贴,其实有罐头回应(Canned response)的功能,这样还可以节省时间,并保持一致性。

什么是罐头回应?

罐头回应是预先编写的内容,你只需简单操作、点击一些键盘即可将其插入到电邮中。这种罐头回应,对于回答常见问题、发送确认、请求信息或表达谢意非常有用。

你可以创建和客制化自己的电邮模板或罐头回应,或使用电邮服务或软件提供的模板。

为什么使用电邮模板或罐头回应?

这种做法可以节省时间、保持内容的一致性并减少压力。用户也无需多次输入相同的信息或尝试搜寻正确的单词,只需选择模板或罐头回应,并根据需要进一步修改即可。这可以确保你的电邮清晰且专业,同时也避免误解或错误。

此外,使用模板或罐头回复可以帮助你管理大量电邮,而不会感到精神疲劳或焦虑。

你还可以使用这些工具来设定你对收件人的期望,包括指示你何时有空、需要多长时间回复,或你期望收件人采取哪些行动。

使用模板或罐头回复可以帮助你管理大量电邮,而不会感到精神疲劳或焦虑。(图:Canva)

如何创建电邮模板或罐头回应?

根据你所使用的电邮服务或软件,你可能有多种选择来创建和使用电邮模板或罐头回应。例如,Gmail有一项名为“模板(Templates)”(旧称为“罐头回应”)的功能,允许你在设置中创建并保存最多50个模板,然后从撰写窗口将它们插入到邮件中。你还可以使用键盘快捷键或其他插件来加快该过程。

其他著名的电邮服务或软件(如Outlook、Mailchimp或 HubSpot)也提供创建模板或罐头回应的。

所以,你可以先鉴定经常发送或接收的电邮类型,并编写清晰简洁的信息,以满足收件人的需求和期望。此外,你也要整理或标签这些模板或罐头回应,谨记要经常更新,确保罐头回应依然准确和有相关性。

如何使用电邮模板或罐头回应?

使用电邮模板或罐头回应可以节省你的时间和精力,但必须针对每种情况,对内容进行自定义和个性化的修改也非常重要。

谨记要根据每封电邮的上下文和收件人,调整模板或预设回复,例如更改问候语、称呼、主题行或结束语。在发送模板或罐头回应前检查并校对,尤其检查拼写、语法或标点符号错误。

要经常整理或标签电邮模板或罐头回应,确保回应依然准确和有相关性。(图:Canva)

确保附件、链接或图像能正常运作,通过追踪打开率、回复率、反馈或转化来监控和衡量电邮的结果。也可以询问收件人的反馈,并相应地测试和优化模板或罐头回应。

注意电邮礼仪

设定检查和回复电邮的时间表和期限很重要,当然你不必24/7都在线,并且可以在某些时间关闭通知或避免干扰。此外,你可以使用筛选器(filters)、文件夹、标签(labels)或标志(flags)对电邮进行优先排序。在撰写电邮时,最好遵循3C规则:清晰(clear)、简洁(concise)、礼貌(courteous)。

避免使用全部大写、多个感叹号或表情符号,除非它们适合上下文和关系。

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