【优才好读】别让电邮“臃肿难看” 链接与图片应该这么用!

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附件、链接和图片可以提供额外信息、证据或视觉吸引力,来增强电邮内容。然而,如果过度或不当使用这些内容,则可能导致邮件变得臃肿、加载缓慢或难以阅读。

在数码时代,我们经常面对着如何在邮件中使用多媒体元素,而不至于让信息变得混乱的挑战。特别是在丰富电邮内容并吸引阅读者视线的情况下,附件、链接以及图片扮演着至关重要的角色,它们为电邮提供了额外信息、证据支持、增加视觉吸引力。

然而,若使用不当或过度使用,这些元素也可能成为电子邮件臃肿、加载缓慢或难以阅读的主要元凶。这时候,如何精准地运用附件、链接和图片成为了一项重要课题。

为何附件、链接和图片那么重要?

附件、链接和图片可以提供额外信息、证据或视觉吸引力,来增强电邮内容。然而,如果过度或不当使用这些内容,则可能导致邮件变得臃肿、加载缓慢或难以阅读。

例如,发送大型附件可能会堵塞收件人的收件箱、打开链接可能会使收件人暴露于恶意软件、嵌入图片则可能会分散了收件人的注意力而忽略了主要内容。

如何有效使用附件?

在发送电邮前,请考虑是否有必要添加附件,或者是否可以在邮件正文中概括主要内容。

如果真的非用不可,必须确保附件与电邮的目的和收件人相符,附件可以容易下载或获取、保证安全且无病毒、以及控制在合理的大小范围。

同时,也要在电邮的主题行和内文中,解释为何附件那么重要及内容。如果可以,给附件一个描述说明和有意义的档案名,让收件人一目了然。

通过明智运用附件和链接,我们可以为电子邮件增添丰富性,而不至于使其变得冗长或难以理解。(图:Canva)

如何有效使用链接?

如果要让收件人导向外部资源,比如一个网站、文章、视频或在线工具,那么链接将有助于辅助你的信息或提供更多资料。

然而,链接也有可能存在其它风险,像是链接崩溃、重定向(redirecting)、或导致收件人的设备暴露在恶意软件。因此必须使用安全的链接,确保它们相关、可靠和信誉良好。

反复测试链接确保最终导向正确的目的地。你可以使用链接缩短工具或超链接工具,让内文看起来整齐和间接。包括描述性和信息丰富的锚文本(anchor text),告诉收件人链接内容和指向何处。

另外,避免在邮件中使用过多链接或随意插入,可以按逻辑分组或使用项目符号进行组织。

如何恰当使用图片?

在电邮中加入图片可以增添视觉吸引力和趣味,特别是在发送简报(newsletter)、促销资讯(promotion)或个人问候。

然而,图片也可能也有一些问题,比如拖慢加载速度、占用过多空间或与邮件的语气或内容不符。当使用图片时,必须考虑邮件的目的和背景、图片的大小和质量、图片的格式和兼容性、图片的放置和对齐方式,以及图片的归属和权限。

如果选择使用图片,请确保进一步优化以便通过电邮发送,将其作为附件或链接插入,并为其提供替代文本(alternative text)或说明,以增加可访问性和清晰度。

遵循这些准则,你可以在电邮中使用图片,而不使邮件显得杂乱,同时也可以提升邮件的清晰度和简洁性,始终保持信息聚焦和相关。

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