【优才好读】让邮箱“除旧迎新” 批量删除旧邮件有妙招

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现今,不少电邮服务都提供不小的容量,但一不小心就会告诉你容量已满,无法再接收新的电邮,要是遇上一些需要紧急处理的事务就糟糕了!

到了年终,是时候“除旧迎新”,不少人可能在找方法要如何批量删除旧邮件。其实,清理邮箱不只有助于增加邮箱的储蓄空间,也能提高工作效率和邮箱的组织性,让我们更能够专注于重要事务,同时也能保障个人隐私和安全,避免机密资料被保留或泄漏。

(1)手动批量删除

其中一个方法就是利用电邮服务的内置功能。大多数邮件应用都允许你根据日期、发件人、主题行、邮件大小或标签等条件,对邮件进行排序、筛选或搜索。

以谷歌邮件(Gmail)为例,你可以使用高级搜索选项,查找特定日期之前的邮件,比如 “before:2020/01/01”。然后,你可以选择所有符合条件的邮件并将其移到垃圾箱或归档。然而,这种方法可能会耗时、繁琐,或受限于你想删除的邮件数量和类型。

(2)自动批量删除

不妨使用一些工具自动化批量删除旧邮件,电邮清理工具可以扫描你的收件箱,并帮你删除旧的、不需要或重复的邮件,比如Cleanfox、Clean Email或Mailstrom。

你还可以在邮件服务中创建邮件规则,根据特定条件自动删除或移动特定邮件。

最后,你可以编写或使用邮件服务的代码对邮件执行操作。比如,可以使用Google Apps Script删除Gmail帐户中特定日期之前的所有邮件。

保持收件箱清洁并避免积累更多不需要的邮件,重要的是取消订阅那些你不阅读或不关心的简报、促销或通知。(图:Canva)

记得,在批量删除旧邮件前,你应该考虑一些可能影响邮件管理的因素,比如确保重要邮件有备份、检查邮件服务或应用的恢复选项,以及查证保留政策。

如果要备份邮件,可以使用外部驱动器、云服务或邮件客户端。一些邮件服务允许你撤销删除、从垃圾箱恢复邮件,或从服务器恢复邮件。此外,不同类型的邮件可能有不同的保留期限,如收件箱(inbox)、垃圾箱(trash)或归档邮件(archive)。

其实,为了保持收件箱清洁并避免积累更多不需要的邮件,重要的是取消订阅那些你不阅读或不关心的简报、促销或通知。此外,将邮件整理到文件夹、标签或分类中,根据其紧急性、重要性或相关性进行优先排序,并安排一些时间来查阅和回复邮件,这样你可以专注处理重要的邮件并妥善处理它们。

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